Mit Hilfe der folgenden Prüfkriterien können Sie schnell feststellen, ob Sie tatsächlich Ihre Geschäfte in China unter Ihrer effektiven Kontrolle haben. Diese Tipps sind vorrangig auf kleinere und mittlere Unternehmen ausgerichtet. Deshalb gehen wir auf die spezifischen Probleme größerer Chinaengagements nicht ein, wie beispielsweise beschlussfähige Mehrheiten in Gesellschafterversammlungen oder Rechte von Anteilseignern gegenüber dem Management.
Trotzdem kann dieser Check-Up von allen Unternehmern und Führungskräften, unabhängig von Art und Größe der Niederlassung angewandt werden. Falls einzelne Prüfungspunkte für Ihr Unternehmen zutreffen, dann ist eine interne Überprüfung des Niederlassungs-Managements durch erfahrene, neutrale Experten sinnvoll und dringend geboten.
Controlling des Verkaufsprozesses
Vertriebsabteilung verantwortet Preisverhandlungen und Warenbestände
Eine Vertriebsabteilung möchte grundsätzlich immer einen Verkauf abschließen. Ob die Gewinnspanne für das Unternehmen dabei auch groß genug ist, ist jedoch eine andere Sache. Bei Vertragsverhandlungen sollte zumindest beim Thema Preise immer ein höherrangiges Mitglied der Geschäftsführung präsent sein, um zu gewährleisten, dass der Vertragsabschluss auch für das Unternehmen lohnenswert ist.
Aus obigen Gründen sollte die Vertriebsabteilung auch nicht keine Kontrolle über den Warenbestand der Fertigprodukte haben. Es ist in China nicht unüblich, die schriftlich dokumentierten offiziellen Verkaufspreise im Nachhinein durch Naturalrabatte zu korrigieren. Für das Management der Warenbestände werden zwar Informationen aus dem Vertrieb benötigt, der Warenbestand selbst sollte aber letztlich von der Buchhaltungsabteilung permanent überwacht und verwaltet werden.
Mangelhafte Überwachung der Lagerhaltung und Warenbestände
Dies ist äußerst wichtig, wenn Ihre Niederlassung Waren sowohl in Festland-China als auch im Ausland absetzt. Wenn Lagerhaltung und Bestandsüberwachung nur unzureichend durchgeführt werden, kann es nicht nur leicht zu Mitarbeiterdiebstahl kommen, sondern auch zu ernsthaften Problemen mit den Zollbehörden führen, was wiederum die Möglichkeit zu Mehrwertsteuerrückerstattungen reduzieren kann. Die permanente Bestandsüberwachung sollte deshalb eng mit der Buchhaltungsabteilung verbunden sein.
Personalcontrolling
Gewaltenteilung im Personalwesen
Angestelltengehälter und -verträge sollten zwar von der Personalabteilung verwaltet werden, allerdings immer unter Aufsicht eines Mitglieds der Geschäftsleitung. Anderenfalls kann es sehr schnell zur Ausbreitung von Vetternwirtschaft und Korruption kommen. Gehaltsabrechnungen gehören in die Buchhaltung und sollten daher niemals von der Personalabteilung durchgeführt werden.
Angestelltenverträge
Die Personalabteilung sollte über die kompletten Akten sämtlicher Angestellten verfügen. Des Weiteren ist es ratsam, Verträge, die von straffällig gewordenen Angestellten unterschrieben wurden, unter Verschluss zu halten und darüber hinaus die auf den Tag genaue Dauer der Betriebszugehörigkeit der einzelnen Mitarbeiter sowie Informationen über gezahlte Urlaubsgelder zu dokumentieren.
Arbeitnehmer in China werden nämlich zunehmend aggressiver, wenn es um die Durchsetzung ihrer (vermeintlichen) Rechte geht. Sind in solchen Fällen die Personalakten nicht aktuell oder vollständig, werden Sie früher oder später den Preis dafür zahlen müssen.
Firmenstempelverwaltung
Firmenstempel hat in China einen fast amtlichen Siegelcharakter und können in ihrer Wichtigkeit und Brisanz von einem deutschen Unternehmer meist nicht richtig bewertet und eingeschätzt werden.
Wenn ein einzelner Mitarbeiter freien Zugriff auf sämtliche Firmenstempel besitzt, so sollten bei Ihnen besser alle Alarmglocken schrillen. Entweder Sie nehmen alle Stempel an sich oder verteilen sie an mehrere Angestellte und damit auch das Risiko des Missbrauchs.
Die jeweils für ein Dokument erforderlichen Stempel (= Unternehmenssiegel) variieren von Fall zu Fall – es ist daher wirklich nicht erforderlich , dass nur eine Person sie aufbewahrt und verwaltet, da dies dem Unternehmen enormen Schaden zufügen kann, wenn diese verantwortliche Person plötzlich verschwindet oder sie missbraucht.
Zugänglichkeit der Geschäftslizenzen
Sie sollten bei Bedarf unverzüglichen Zugriff zu allen Ihren zentralen Unterneh-mensdokumenten haben. Im Idealfall sollten sich diese Papiere in einer zentralen Dokumentenordnersammlung Ihres Unternehmens befinden, die zudem Übersetzungen sämtlicher Dokumente inklusive leicht erkennbarer Ablauftermine umfassen sollte.
Wenn Sie dies nicht sofort überprüfen können oder nicht immer zur Hand haben, kann es Ihnen leicht passieren, dass Ihre befristete Geschäftslizenz unbemerkt ausläuft oder der Geschäftsumfang Ihres Unternehmens nicht mehr mit dem bei den Behörden registrierten übereinstimmt. Dies kann für Ihre Unternehmenstätigkeiten ernsthafte Folgen haben, wenn behördliche Probleme auftreten.
Besitzer der Markennamenrechte
Verfügen Sie auch über die Unterlagen, mit denen Sie beweisen können, dass Ihrem chinesischen Unternehmen (oder dem Mutterunternehmen im Heimatland) die Marke gehört? Falls dies nicht der Fall ist, so besteht für Sie akuter Handlungsbedarf.
Falls Sie Ihren Markennamen in China geschützt haben, so überprüfen Sie, wer Ihre Marke registriert hat und unter welchem Namen dies im Markenregister eingetragen wurde. Es kommt durchaus vor, dass Angestellte oder sogar Zulieferer sich um den Markennamen oder die Registrierung eines Patents „kümmern”, und ihn dann einfach unter ihrem eigenem Namen oder dem eines ihnen nahestehenden Dritten anmelden.
Finanzkontrolle
Einzel-Bankvollmacht
Falls dieser Mitarbeiter mit Einzel-Bankvollmacht auch noch für die Aufbewahrung und Verwaltung aller Firmenstempel zuständig ist, dann verfügt dieser über die volle Finanzkontrolle Ihres Unternehmens. Entweder nehmen Sie die Stempel in Ihre persönliche Obhut (falls Sie überhaupt regelmäßig anwesend sein können und wollen) oder Sie beschränken den Betrag, über den ohne eine zweite Unterschrift auf den Konten verfügt werden kann.
Falls die Verantwortlichen für Stempel und Überweisungsunterschrift verwandt sind, in der gleichen Abteilung arbeiten oder enge Geschäftskollegen mit privaten Freundschaften sind, dann könnte auch diese Konstellation kurz über lang Ihrem Unternehmen ein finanzielles Debakel bescheren.
Allround-Abteilungen
Wenn eine einzige Abteilung oder sogar nur eine einzige Person für den Ein- und Verkauf sowie die komplette Buchhaltung zuständig ist, dann gehen Sie ein erhebliches Risiko ein, Schwierigkeiten sowohl mit Ein- und Verkauf als auch mit der Eintreibung Ihrer Forderungen zu bekommen.
Es ist in China weit verbreitet, dass die verantwortlichen Personen die Unternehmen, in denen ihre Familienmitglieder beschäftigt sind, in die Beschaffungskette einbinden (die Ihnen die benötigten Produkte dann zu überhöhten Preisen verkaufen).
Weiterhin kommt es häufig vor, dass bei Verkäufen Rabatte gewährt werden, um Provisionen oder Boni zu erhalten und dass wissentlich zweifelhafte oder gar uneinbringliche Forderungen eingegangen werden (wiederum zu Gunsten von Unternehmen von Freunden oder Verwandten).
Unternehmensgelder auf Mitarbeiter-Privatkonten
Dies könnte das Ergebnis eines „Notfalls” sein, der dadurch verursacht wurde, dass das anfänglich zur Verfügung stehende offizielle Startkapital liquiditätsmässig nicht ausreichte und die behördliche Genehmigung zur Erhöhung des Stammkapitals nicht rechtzeitig erteilt wurde.
Es kann sich aber auch um einen absichtlichen Versuch handeln, Steuern zu hinterziehen. Besonders häufig kommt dies bei Repräsentanzbüros vor. Auf die eine oder andere Art stecken Sie und Ihre Unternehmensleitung in Schwierigkeiten, denn die Überweisung von Einkünften von gewerblichen Tätigkeiten auf ein Privatkonto eines Angestellten ist ein Hinweis auf massive Probleme in der Verwaltung der Finanzen.
Fehlende externe Überwachung Ihrer Buchhaltung
Kein kleineres Unternehmen zahlt gerne für professionelle Dienstleistungen. Trotzdem macht es Sinn, wenn ein professioneller Buchhalter mindestens jedes Vierteljahr (oder sogar monatlich bei Bedarf) Ihre Bücher kontrolliert, um sicherzustellen dass alles seinen korrekten Lauf nimmt. Die Kontrolle Ihrer Bücher sollte nicht nur durchgeführt werden, damit Sie sicher sein können, dass Ihr Personal ehrlich ist, sondern professionelle Steuerberatungsunternehmen können Sie auch bei der Optimierung Ihrer Steuerstrategie in China beraten, wovon Ihr Unternehmen sicher finanziell profitieren würde.
Jährliche Buchprüfung nur durch qualifizierte Profis
Sie sollten Ihrem Buchhaltungspersonal nicht die Verantwortung für die Auswahl des Buchprüfers überlassen. Dies könnte zu einem sehr ernsten Interessenkonflikt führen. Billige, vor allem lokale Anbieter liefern sehr oft auch nur mäßige Leistungen ab, die nicht in Ihrem Sinne sind. Sie könnten auch zusammen mit Ihrem Buchhaltungspersonal versuchen, Ihr Unternehmen zu betrügen oder mit den lokalen Steuerbehörden illegale Abmachungen auszuhandeln, um „bevorzugte Behandlung” zu erhalten.
Bilanzprüfungen können bis zu sieben Jahre rückwirkend erneut kontrolliert werden und Strafen für verspätete Zahlungen auf Grund von voraus gegangenen inkorrekten Bilanzen und Steuererklärungen können siebenmal höher sein als der ursprüngliche Betrag.
Sie sollten daher ernsthaft überlegen, ob die höheren Ausgaben für einen qualifizierten Wirtschafsprüfer nicht eine sinnvolle Investition in die Zukunftsfestigkeit und Erfolgsträchtigkeit Ihres Chinaengagements sein könnten. Treffen Sie Ihre Entscheidung auf Grund von überprüften Referenzen, Erfahrungen und nachgewiesenen Sachkompetenzen und nicht aus vordergründigen Kostengründen oder wegen lokaler Beziehungen. Hier sollte Guanxi besser keine Rolle spielen! Wir stehen Ihnen bei Suche und Auswahl gerne beratend zur Seite.
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